Un control ANAF pe tema prețurilor de transfer nu e genul de situație pe care să o amâni sau să o tratezi superficial. Odată ce primești notificarea oficială, tot ce ai făcut – sau n-ai făcut – în ultimii ani în materie de tranzacții cu entități afiliate va intra sub lupă.
Dacă ai o companie care face parte dintr-un grup de firme și ai avut relații comerciale cu alte entități din același grup, probabil știi deja că ai anumite obligații de documentare. Însă, întrebarea importantă este: chiar ești pregătit să le demonstrezi?
Ce urmărește ANAF în timpul unui control?
Controalele pe tema prețurilor de transfer vizează în special tranzacțiile între companii afiliate. Scopul principal este verificarea modului în care au fost stabilite prețurile în cadrul acestor relații. Statul vrea să se asigure că profiturile sunt taxate acolo unde au fost generate și că nu sunt mutate artificial în jurisdicții cu impozitare mai favorabilă.
Inspectorii nu se uită doar la facturi sau la valoarea finală a tranzacției. Analizează contextul, metodele de evaluare, marjele practicate și documentația justificativă. Orice incoerență, absență sau eroare poate atrage atenția imediat.
Ce documente trebuie să pregătești?
Cel mai important este dosarul prețurilor de transfer. Dacă ai obligația de întocmire, acesta trebuie să fie gata în momentul în care ANAF solicită controlul, nu după. Nu există perioadă de grație. N-ai voie să-l întocmești retroactiv. Lipsa dosarului sau prezentarea lui cu întârziere se sancționează.
Dosarul trebuie să conțină mai multe secțiuni:
- Informații generale despre grupul din care faci parte;
- Informații despre compania ta și activitatea desfășurată;
- Descrierea tranzacțiilor intra-grup analizate;
- Analiza comparabilității și justificarea metodei de determinare a prețurilor;
- Studiul de comparabilitate.
Fiecare dintre aceste componente trebuie susținută cu date clare, actuale, verificabile. Dacă folosești studii externe, trebuie să poți demonstra că sunt relevante pentru perioada analizată și pentru specificul activității tale.
Ai documentele, dar sunt ele suficient de solide?
Doar pentru că ai un dosar întocmit, nu înseamnă că ești complet pregătit. Sunt companii care apelează la consultanți doar ca să bifeze cerința legală. Iar când vine controlul, se trezesc că dosarul nu reflectă realitatea economică a tranzacțiilor.
E important să revizuiești dosarul cu ochi critici:
- Sunt toate tranzacțiile relevante incluse?
- Datele financiare sunt corecte și actualizate?
- Metoda aleasă este justificabilă în contextul concret al tranzacției?
- Studiul de comparabilitate are un eșantion reprezentativ?
Dacă ai dubii, merită să ceri o analiză de risc înainte de control. Sunt firme specializate care oferă această evaluare și îți pot semnala din timp eventualele puncte slabe.
Cum te organizezi administrativ?
În ziua în care inspectorii vin la tine, trebuie să ai lucrurile puse la punct nu doar din punct de vedere tehnic, ci și logistic. Pregătește o persoană de contact care poate răspunde întrebărilor. Ideal ar fi cineva care cunoaște în detaliu tranzacțiile analizate.
Asigură-te că:
- Toate documentele sunt arhivate clar, accesibile rapid;
- Ai copii ale contractelor relevante;
- Există corespondență care susține logica economică a tranzacțiilor;
- Declarațiile și fișele contabile aferente sunt disponibile și coerente.
Dacă anumite aspecte au fost discutate informal între părți sau s-au stabilit prin practici comerciale recurente, ar fi util să existe note interne sau explicații scrise care să le susțină.
Ce riscuri apar dacă dosarul nu este în regulă?
Sancțiunile pot varia. În cel mai simplu caz, primești o amendă pentru lipsa dosarului sau întârzierea prezentării. Însă dacă ANAF consideră că prețurile de transfer au fost stabilite în mod incorect, poate impune ajustări de venituri și obligații suplimentare de plată.
Mai exact, se poate recalcula impozitul pe profit pentru anii controlați, cu penalități și dobânzi aferente. Iar dacă apar suspiciuni de evaziune, lucrurile pot escalada.
Un alt risc este imaginea. Dacă firma ta este parte dintr-un grup internațional, un control ANAF care se finalizează cu ajustări poate atrage atenția autorităților din alte jurisdicții. Iar acest efect de domino e greu de gestionat.
Merită să pregătești o apărare preventivă?
Pentru tranzacțiile mai complexe, un dosar de transfer nu e întotdeauna suficient. Uneori ai nevoie și de o opinie fiscală, de un benchmark suplimentar sau chiar de o documentație de tip „apărare fiscală”. Asta înseamnă să ai pregătite argumente suplimentare, scenarii alternative și date care să susțină poziția ta în caz de controverse.
Această strategie e frecvent folosită de companiile mari, dar poate fi utilă și pentru firmele medii care desfășoară activități sensibile sau care lucrează în industrii unde marjele de profit sunt greu de comparat.
Ai nevoie de consultanță externă?
Dacă n-ai o echipă internă de fiscalitate, cel mai eficient e să colaborezi cu o firmă specializată. Nu doar pentru întocmirea dosarului, ci și pentru simularea unui control. E important să vezi cum ar arăta o inspecție reală și să înțelegi ce întrebări pot apărea.
Consultanții te pot ajuta să identifici punctele slabe, să aduci completări sau să corectezi abordări riscante. Mai mult, în timpul controlului, pot oferi sprijin direct sau pot comunica în numele tău cu autoritățile.
Ai documentat relațiile reale dintre companii?
Un aspect pe care multe firme îl subestimează este caracterul real și justificabil al relației dintre părțile afiliate. Doar pentru că două firme fac parte din același grup nu înseamnă că trebuie să aibă prețuri egale cu cele de piață. Dar e nevoie de o justificare clară pentru orice abatere de la standard.
Ai de exemplu comisioane reduse? Asta trebuie justificat prin volum, fidelitate, riscuri asumate. Ai livrat produse la prețuri diferite față de piață? Trebuie să demonstrezi că există factori economici care justifică acea diferență.
Cât de des trebuie actualizat dosarul?
Obligația de întocmire a dosarului e anuală, pentru contribuabilii mari și mijlocii. Însă dacă ai modificări semnificative în tranzacții sau în structura grupului, ar fi bine să actualizezi informațiile ori de câte ori apare ceva relevant.
De exemplu, un nou contract cu o firmă afiliată, o schimbare în modelul de business sau o restructurare fiscală pot necesita o actualizare a dosarului înainte de termenul obișnuit. Cu cât păstrezi documentația mai aproape de realitatea curentă, cu atât ești mai bine pregătit.
