Un backup pentru firmă este o copie a datelor care te salvează atunci când originalul dispare: un disc defect, un virus care criptează fișierele, un document șters din greșeală sau un laptop furat. Regula 3-2-1 spune că ai nevoie de trei copii ale datelor, pe două tipuri diferite de suport, iar una dintre ele trebuie păstrată în afara sediului.
Pare o regulă de manual, dar în practică multe firme mici se bazează pe un singur hard disc extern uitat într-un sertar. Când discul cedează în aceeași săptămână cu calculatorul, se vede cât costă lipsa unei copii adevărate. Mai jos găsești varianta aplicată pe o firmă cu cinci-zece angajați, fără echipă IT proprie.
Ce înseamnă concret regula 3-2-1?
Cifra 3 se referă la numărul total de copii: datele de lucru de pe calculator sau server plus două copii de rezervă. Cifra 2 înseamnă că aceste copii stau pe cel puțin două tipuri de suport, de exemplu discul intern al calculatorului, un hard disc extern sau un dispozitiv NAS din birou și un serviciu de stocare în cloud. Cifra 1 cere ca măcar o copie să fie într-un alt loc fizic, ca să supraviețuiască unui incendiu, unei inundații sau unui furt.
Motivul e simplu: fiecare tip de risc lovește un singur loc. Un curent defect poate strica deodată calculatorul și discul conectat la el. Un ransomware poate cripta și folderele din rețea la care calculatorul are acces. O copie în altă locație și, ideal, deconectată de rețeaua zilnică rămâne neatinsă.
Ce date merită salvate prima dată?
Nu tot ce se află pe un calculator are aceeași valoare. Înainte să cumperi spațiu de stocare, fă o listă scurtă cu ceea ce ți-ar opri activitatea dacă ar dispărea mâine dimineață.
- documentele contabile, facturile, contractele și registrele;
- baza de clienți și istoricul comenzilor, indiferent dacă stau într-un program de gestiune sau într-un tabel;
- e-mailurile de lucru și calendarele, mai ales dacă le ții local, într-un program de e-mail instalat pe calculator;
- fișierele de proiect: oferte, desene, texte, fotografii de produs;
- setările programelor și cheile de licență, adesea uitate până în ziua în care cumperi un calculator nou.
Programele în sine, de exemplu sistemul de operare sau suita de birou, se pot reinstala. Datele create de oameni nu se pot reinstala. De aceea backupul se concentrează pe date, nu pe întregul disc, cu excepția cazului în care ai un server greu de reconfigurat.
Cum alegi între disc extern, NAS și cloud?
Fiecare variantă are un rol și niciuna nu le înlocuiește pe celelalte. Discul extern e ieftin și rapid, dar depinde de cineva care să îl conecteze și să nu îl uite. NAS-ul, adică un mic server de stocare în rețea, face copii automate pentru mai mulți utilizatori și păstrează mai multe versiuni ale aceluiași fișier. Cloudul pune copia în afara sediului și o face accesibilă de oriunde, dar cere o conexiune bună la internet pentru prima sincronizare, care poate dura zile pentru volume mari.
| Suport | Avantaj principal | Slăbiciune |
|---|---|---|
| Disc extern | Preț mic, viteză bună | Depinde de disciplina omului |
| NAS în birou | Copii automate, versiuni multiple | Se strică sau se fură odată cu birourile |
| Cloud | Copie în afara sediului | Abonament lunar, încărcare inițială lentă |
Pentru o firmă mică, combinația cea mai practică este un NAS sau un disc extern pentru copia rapidă și un serviciu cloud pentru copia din afara sediului.
Cât de des faci copia și cât păstrezi?
Frecvența se stabilește după întrebarea: cât lucru poți permite să pierzi? Dacă ești de acord să refaci o zi de muncă, o copie zilnică e suficientă. Dacă pierderea unei ore înseamnă comenzi pierdute, ai nevoie de copii la intervale mai scurte sau de sincronizare continuă pentru folderele critice.
Contează și istoricul. O copie care suprascrie mereu versiunea anterioară nu te ajută când descoperi după trei săptămâni că un fișier a fost modificat greșit sau infectat. Păstrează cel puțin copii zilnice pentru ultimele două săptămâni, copii săptămânale pentru ultima lună și una lunară pentru anul în curs. Setările exacte depind de volumul de date și de spațiul disponibil.
De ce nu e suficient să ai copiile, ci trebuie să le și testezi?
O copie netestată este o presupunere. Se întâmplă frecvent ca un program de backup să ruleze luni de zile și să salveze un folder greșit sau să se oprească în tăcere după o actualizare. Află asta în ziua în care ai nevoie de date și nu mai e timp de corecții.
- Alege o dată fixă, de exemplu prima zi lucrătoare a lunii.
- Restaurează două-trei fișiere alese la întâmplare într-un folder separat.
- Deschide-le și verifică dacă sunt complete și lizibile.
- Notează într-un caiet sau într-un fișier scurt data testului și rezultatul.
Odată pe an merită să simulezi și restaurarea completă a unui calculator, ca să știi cât durează de fapt și ce lipsește din procedură. Cronometrul îți arată cât ar dura și cât ar costa o întrerupere reală.
Cum protejezi copiile de ransomware?
Ransomware-ul este un program rău intenționat care criptează fișierele și cere bani pentru cheia de deblocare. Dacă backupul rămâne conectat permanent la calculator, programul îl poate cripta și pe el. Soluția este o copie izolată: un disc extern conectat doar în timpul copierii, un cont de cloud cu istoric de versiuni care permite revenirea la o stare anterioară sau o copie care nu poate fi modificată de utilizatorul obișnuit.
La fel de important este ca parolele contului de backup să fie diferite de cele folosite zilnic. O firmă care are o procedură clară pentru copii are, în general, și o ordine mai bună în restul activității, la fel cum obiceiurile mici de ordine zilnică țin un birou în funcțiune. Iar dacă documentele tale încep abia acum să treacă din hârtie în format electronic, vezi primii pași ai digitalizării documentelor înainte de a decide ce se salvează și unde.
Un backup bun nu înlocuiește asigurarea, dar o completează: despre protecția financiară discută materialul despre asigurările de business, iar o copie recuperabilă reduce în mod real pagubele pe care o poliță nu le acoperă.
Întrebări frecvente
Este suficient un singur hard disc extern?
Nu. Un singur disc este o singură copie, expusă la aceleași riscuri ca restul echipamentelor din birou. Adaugă cel puțin o copie în cloud sau într-o altă locație.
Cât costă un backup pentru o firmă mică?
Costul depinde de volumul de date și de serviciul ales. Pentru câteva sute de gigaocteți, abonamentele de cloud sunt de obicei mici în comparație cu valoarea datelor, iar un disc extern se plătește o singură dată.
Cine ar trebui să răspundă de backup în firmă?
O singură persoană desemnată, cu un înlocuitor. Dacă sarcina aparține tuturor, în practică nu o face nimeni.
