
Tot mai multe firme aleg să externalizeze serviciile de arhivare a documentelor, pentru a obține un plus de eficiență și competitivitate. Iată care sunt beneficiile acestei decizii și care sunt avantajele colaborării cu o firmă specializată în arhivare electronică.
Ce înseamnă externalizarea arhivării documentelor și de ce este importantă
Externalizarea arhivării documentelor reprezintă transferul responsabilității de gestionare a documentelor către o firmă specializată. Aceasta presupune colectarea, clasificarea, depozitarea, recuperarea și, când este necesar, distrugerea documentelor, în conformitate cu reglementările și necesitățile specifice de afaceri. Prin externalizarea arhivării, o companie economisește timp și resurse, îmbunătățește securitatea datelor și conformitatea activităților zilnice.
Importanța externalizării arhivării constă în faptul că permite organizațiilor să se concentreze pe activitățile de bază, în timp ce aspectele legate de documentare și arhivare sunt preluate de specialiști. Aceasta duce la îmbunătățirea eficienței operaționale prin optimizarea fluxurilor de lucru și eliminarea sarcinilor repetitive. De asemenea, externalizarea arhivării asigură securitatea documentelor prin implementarea măsurilor adecvate de protecție și monitorizare.
Beneficiile externalizării serviciilor de arhivare electronică
În primul rând, externalizarea poate reduce costurile operaționale ale organizației prin eliminarea necesității de achiziționare a unor echipamente și software specializate. De asemenea, externalizarea oferă acces la expertiză specializată în gestionarea documentelor, ceea contribuie la îmbunătățirea calității și eficienței procesului de arhivare.
În ceea ce privește securitatea datelor, externalizarea arhivării oferă un nivel ridicat de protecție și confidențialitate. Furnizorii specializați de servicii de arhivare implementează măsuri de securitate adecvate, cum ar fi controlul accesului, monitorizarea video și sisteme de alarmă ș.a. Firmele de arhivare sunt auditate periodic și respectă reglementările privind protecția datelor. Securitatea și confidențialitatea sunt aspecte deosebit de importante în procesul de externalizare a arhivării documentelor. Implementarea măsurilor adecvate de securitate este esențială pentru a proteja documentele de accesul neautorizat și de eventualele amenințări. Utilizarea tehnologiei securizate, cum ar fi criptarea datelor are un rol esențial în asigurarea confidențialității și integrității documentelor.
Potrivit unui studiu realizat de Institutul de Informatică Economică, externalizarea arhivării poate reduce costurile de până la 30% și poate îmbunătăți eficiența operațională cu până la 50%. Acest studiu arată că externalizarea arhivării poate aduce beneficii semnificative organizațiilor, contribuie la optimizarea costurilor și creșterea productivității.
Cum se alege firma specializată în arhivarea documentelor
Înainte a încheia un contract pentru externalizarea arhivării, informează-te despre experiența și reputația firmei. Verifică de cât timp activează în domeniu, ce clienți a avut și ce feedback au oferit. Aceste informații te vor ajuta să evaluezi nivelul de profesionalism și calitatea serviciilor oferite. O firmă de arhivare a documentelor trebuie să ofere o gamă largă de servicii, adecvate activității companiei tale. Asigură-te că firma aleasă asigură depozitare, indexare, scanare și distrugere a documentelor. Este important să ai acces la toate serviciile de care ai nevoie, ca să poți gestiona eficient arhiva cu documentele firmei.
Confidențialitatea și integritatea documentelor trebuie să fie protejate în mod riguros. Întreabă firma de arhivare despre măsurile de securitate fizică și digitală pe care le implementează. Asigură-te că au politici și proceduri stricte pentru a preveni accesul neautorizat la documentele companiei tale. Înțelege modul în care firma de arhivare structurează politica de costuri. Este important să fie transparentă și să nu includă costuri ascunse. Compară mai multe oferte pentru a obține cel mai bun raport calitate-preț.
Confidențialitatea documentelor externalizate este, de asemenea, o preocupare majoră. Firmele specializate în arhivare dispun de politici stricte de confidențialitate și garantează protejarea informațiilor sensibile ale clienților lor. Confidențialitatea reprezintă un criteriu esențial în procesul de alegere a unei companii ce furnizează servicii de arhivare electronică.
Reglementările legale privind securitatea datelor trebuie să fie asigurate odată cu externalizarea arhivării documentelor. Firmele de externalizare sunt obligate să se conformeze acestor reglementări și să asigure protecția adecvată a datelor. De exemplu, în Uniunea Europeană, Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR) impune obligații stricte pentru protecția datelor personale. Ia în considerare criteriile prezentate și alege cea mai bună firmă specializată în servicii de arhivare a documentelor. Astfel vei beneficia de un plus de eficiență și siguranță la nivelul întregii companii.