
Factura electronică obligatorie numită și e-factura nu este acea factură în format PDF pe care o primești într-un mediu electronic, cum este email-ul, de la companiile de telefonie mobilă sau energie electrică. Vorbim în primul rând despre un fișier exclusiv în format electronic, gândit la nivelul UE pentru facilitarea comerțului între statele membre și pentru combaterea evaziunii fiscale.
Să știi ce este factura electronică obligatorie și cum funcționează este esențială pentru toți antreprenorii și profesioniștii frelanceri de astăzi, deoarece odată cu creșterea transformării digitale în afaceri, facturarea electronică este o realitate care a devenit o obligație legală.
România a obținut aprobarea Consiliului Uniunii Europene pentru implementarea facturilor electronice în relația comercială B2B (de la business la business). Astfel, prin sistemul RO e-Factura s-a schimbat modul în care ne administrăm afacerile din punct de vedere fiscal, în relația cu organele fiscale și cu ceilalți operatori economici. Acest lucru înseamnă că, de acum înainte, doar factura electronică va fi recunoscută ca fiind legală de administrația fiscală din România.
În continuare vei afla mai multe despre factura electronică, ce înseamnă, cum funcționează e-Factura și care sunt beneficiile pentru organizații.
Ce este factura electronică?
O factură electronică este un document comercial în format digital care reflectă o vânzare de bunuri sau servicii. Factura electronică este utilă mai ales atunci când trebuie să facem dovada unei operațiuni comerciale într-un mediu digital, cum ar fi o factură adresată unei administrații publice sau să justificăm o plată online.
Codul fiscal menționează că asigurarea autenticității originii și integrității conținutului facturii electronice reprezintă o obligație atât a furnizorului, cât și a beneficiarului. Dar, facturarea electronică se poate realiza doar prin intermediul unei semnături electronice calificate.
Un program integrat e-Factura dezvoltat de o echipă de profesioniști așa cum este NextUp oferă funcționalități și o interfață intuitivă, făcând astfel ca procesul de facturare să fie accesibil chiar și persoanelor mai puțin tehnice.
e-Factura obligatorie în România
România a introdus facturarea electronică în 2015, iar începând cu 1 iulie 2022, factura electronică a devenit obligatorie pentru anumite categorii de contribuabili. Din ianuarie 2024, toți operatorii economici care efectuează livrări de bunuri sau prestări de servicii pe teritoriul țării sunt obligați să utilizeze sistemul național de facturare RO e-Factura pentru emiterea și transmiterea de facturi în format exclusiv electronic în tranzacțiile între ele.
Dacă încă te întrebi cine folosește e-Factura în 2024, află că toți operatorii economici indiferent dacă sunt sau nu înregistrați în scopuri de TVA au obligația de a emite facturile electronic. Aceștia sunt obligați să raporteze în sistemul național RO e-Factura toate facturile emise în relația B2B și în cea cu instituțiile publice, altele decât cele efectuate în relația B2G, pentru care există deja obligația utilizării RO e-Factura de la 1 iulie 2022.
Factura electronică obligatorie în România este o formă de facturare care se transmite și stochează electronic, folosind formatul electronic standardizat XML. În România, facturarea electronică se poate realiza prin intermediul Sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, care este administrat de Ministerul Finanțelor.
Ministerul de Finanțe a anunțat că, în prima etapă, în perioada 1 ianuarie 2024 – 30 iunie 2024, toate firmele din România, indiferent dacă sunt sau nu înregistrate pentru plata TVA au obligaţia să raporteze în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura toate facturile emise în relaţia B2B și în relaţia cu instituţiile publice.
Factura electronică: Avantaje pentru firme
Locul facturii pe hârtie va rămâne doar în arhive. Sistemul RO e-Factura își dorește facilitarea transmiterii facturilor între operatorii economici și comunicarea dintre aceștia și organele fiscale, însă beneficiile sale vor fi mai multe. Iată mai exact despre ce avantaje legate de factura electronică vorbim:
- e-Factura elimină vulnerabilitățile vechiului sistem de facturare pe suport de hârtie și oferă informații în timp real, lucru care contribuie la eficientizarea procesului de colectare a datelor, pentru a asigura un mediu economic echilibrat și un cadru natural de dezvoltare a mediului de afaceri.
- Prin sistemul de facturare electronică RO e-Factura se dorește reducerea fraudei TVA atât la nivel național, cât și în cadrul Uniunii Europene, întrucât este interconectat cu celelalte sisteme deținute de statele membre ale UE.
- Reducerea costurilor de emitere și de stocare a facturilor prin eliminarea hârtiei și a trimiterii prin curier a documentelor pentru a fi semnate.
- Creșterea vitezei de procesare a facturilor. Datorită semnăturii electronice calificate, facturile se vor semna, trimite și primi mult mai rapid.
De asemenea, pe lângă faptul că îți vei diminua costurile de emitere, transmitere și arhivare a facturilor, contribui la protejarea mediului înconjurător. În plus, vei reduce spațiul de stocare, vei economisi și timpul petrecut pentru trimiterea și recepționarea facturilor, dar și cel pentru identificarea și accesarea acestora când este nevoie.
Facturarea electronică obligatorie este un instrument important pentru modernizarea sistemului fiscal. Prin introducerea facturării electronice, România se conformează directivelor europene în materie de TVA și contribuie la combaterea evaziunii fiscale.
Concluzionând, indiferent despre cine facturează, sistemul RO e-Factura trebuie să facă parte din orice proces de business în 2024 și de acum înainte.