Cum îți calculezi fluxul de numerar într-o firmă mică

Un administrator de microîntreprindere se uită la balanța trimestrială, vede profit de câteva zeci de mii de lei și, două săptămâni mai târziu, nu are cu ce plăti salariile. Situația nu este rară și nici nu ține de contabilitate greșită. Ține de faptul că profitul se măsoară în facturi emise, iar salariile se plătesc în bani efectiv intrați în cont. Cine calculează un flux de numerar pentru firma pe care o conduce vede diferența cu câteva săptămâni înainte să devină problemă. Cine nu îl calculează află în ziua scadenței.

Diferența dintre cele două lucruri nu este subtilă. Este, de multe ori, singurul motiv pentru care o afacere rentabilă se închide.

Profitul se scrie pe hârtie, banii se văd în extras

Contabilitatea de angajamente, cea folosită în mod obișnuit, înregistrează venitul în momentul emiterii facturii. Ați livrat marfa pe 3 ale lunii, ați facturat pe 5, venitul apare în luna respectivă. Faptul că încasarea vine pe 20 ale lunii următoare nu schimbă nimic în contul de profit și pierdere. La fel funcționează și cheltuiala: factura de la furnizor intră în costuri la data emiterii, indiferent când o plătiți.

Rezultatul este că raportul contabil vă spune dacă modelul de business funcționează, dar nu vă spune dacă supraviețuiți luna viitoare. Sunt două întrebări diferite, cu răspunsuri care se pot contrazice pe perioade lungi.

O firmă de servicii care lucrează cu companii mari poate avea marjă bună și, în același timp, un decalaj permanent de 60-90 de zile între prestație și încasare. Pe hârtie merge excelent. În cont, capitalul de lucru se subțiază lună de lună, pentru că salariile și chiriile nu așteaptă termenele clienților.

Cum se construiește un tabel de flux de numerar pentru firma dumneavoastră

Instrumentul care rezolvă problema este banal de simplu: o previziune pe 13 săptămâni. Trei luni, împărțite pe săptămâni, nu pe luni. Granularitatea săptămânală contează, pentru că într-o lună în care intrările vin pe 25 și ieșirile pleacă pe 10 aveți o criză reală, chiar dacă totalul lunar arată echilibrat.

Structura are trei zone. Sold inițial, intrări, ieșiri. Sold final, care devine sold inițial pentru săptămâna următoare. Atât.

Cifrele de mai sus sunt ilustrative, dar tiparul este cel real: săptămâna 3 arată subțire nu pentru că firma merge prost, ci pentru că s-au suprapus o plată mare de taxe cu o încasare întârziată. Un tabel de acest fel vă arată suprapunerea din timp.

Completați-l o dată pe săptămână, în aceeași zi, cu extrasul de cont în față. Actualizarea durează douăzeci de minute după ce prinde rutina. Important este să notați intrările la data la care chiar credeți că vin banii, nu la scadența teoretică de pe factură.

Ce puneți la intrări

• Încasări de la clienți, pe fiecare factură în parte, cu data realistă de plată;
• Avansuri și plăți parțiale confirmate;
• Rambursări de TVA, atunci când sunt aprobate și cu termen previzibil;
• Aport de la asociat sau tragere din linia de credit, marcate separat, ca să nu mascheze deficitul operațional;
• Încasări din vânzarea unor active, dacă există.

Ce puneți la ieșiri

• Plăți către furnizori, pe scadențe reale;
• Salarii nete, la datele stabilite prin contract;
• Contribuții și impozit pe venit, de regulă până la data de 25 a lunii;
• Impozitul pe venitul microîntreprinderii sau pe profit, la termenele trimestriale;
• Rate de leasing și dobânzi;
• Chirii, utilități, abonamente software, asigurări;
• Achiziții de stoc, mai ales cele plătite în avans.

Categoriile de plăți care surprind cel mai des

Ieșirile obișnuite le știe oricine. Problemele vin din cele care nu se repetă lunar și de aceea ies din radar.

Taxele trimestriale. Impozitul se plătește la sfârșitul lunii următoare încheierii trimestrului. Într-o lună apar patru plăți mari în loc de trei. Dacă trimestrul a fost bun, suma este chiar mai mare decât vă așteptați, ceea ce creează paradoxul neplăcut al firmei care a mers bine și rămâne fără lichidități.

Salariile împreună cu contribuțiile. Mulți administratori bugetează salariul net și uită că statul încasează, în aceeași perioadă, o sumă comparabilă ca ordin de mărime. Costul total al forței de muncă este semnificativ mai mare decât ce vede angajatul în cont.

Ratele de leasing. Se plătesc pe bază de scadențar fix, indiferent de sezon. O firmă cu activitate concentrată în anumite luni are aceleași rate și în lunile slabe. Asigurarea auto obligatorie și cea facultativă vin, de regulă, anual, în sume care sar peste media lunară a cheltuielilor.

Stocul plătit în avans. Aici se ascunde cea mai mare capcană pentru comerț. Furnizorul cere plata integrală la comandă, marfa ajunge peste trei săptămâni, se vinde în două luni, iar clientul plătește la 30 de zile. Banii sunt blocați câteva luni într-un ciclu care, pe hârtie, se numește creștere.

Perioada de acoperire: cât ține fluxul de numerar al firmei fără nicio încasare

Indicatorul se calculează cu o împărțire simplă. Luați numerarul disponibil, adică soldul din conturi plus casa, și îl împărțiți la media ieșirilor săptămânale din ultimele trei luni. Rezultatul vă spune câte săptămâni funcționează firma dacă mâine nu mai încasează nimic.

Un exemplu: aveți 60.000 de lei în cont, iar media ieșirilor este de 15.000 de lei pe săptămână. Perioada de acoperire este de patru săptămâni. Sună confortabil până când vă amintiți că în una dintre acele săptămâni intră și plata trimestrială de taxe.

Pentru o firmă mică fără datorii mari, un interval rezonabil este între șase și opt săptămâni de acoperire. Sub patru săptămâni, orice întârziere a unui client important devine incident major. Peste douăsprezece săptămâni, discuția se mută în zona opusă: bani care stau degeaba și ar putea finanța ceva.

Calculați indicatorul lunar și notați-l undeva unde îl vedeți. Tendința contează mai mult decât valoarea absolută. Trei luni consecutive de scădere înseamnă că ceva în ciclul de încasare s-a stricat, chiar dacă vânzările arată bine.

Semnalul care anunță criza înainte să se vadă în cont

Există un indicator care se deteriorează mereu primul: durata medie de încasare a creanțelor. Se obține împărțind soldul total al facturilor neîncasate la vânzările medii zilnice.

Dacă lucrați cu termen contractual de 30 de zile și durata medie reală urcă de la 34 la 41 și apoi la 48 de zile, aveți răspunsul cu șase-opt săptămâni înainte ca soldul să scadă vizibil. Clienții au început să întârzie. Motivul poate fi la ei, poate fi în piață, poate fi o factură emisă greșit care blochează plata. Oricare ar fi, aveți timp să reacționați.

Al doilea semnal, mai puțin evident, este creșterea ponderii facturilor cu vechime peste 60 de zile în totalul creanțelor. Când segmentul acela trece de o cincime din total, o parte din bani nu mai vine deloc, iar previziunea trebuie ajustată în consecință.

Greșeli care strică previziunea

Cea mai frecventă este optimismul la datele de încasare. Un client care a plătit constant cu douăsprezece zile întârziere va întârzia și data viitoare; treceți în tabel data reală din istoric, nu scadența de pe factură. A doua greșeală este ignorarea sumelor mici recurente, abonamente, comisioane bancare, combustibil, care adunate ajung la un procent deloc neglijabil din ieșiri.

A treia, mai gravă, este amestecarea banilor firmei cu cei personali. Retragerile de dividende sau împrumuturile către asociat trebuie să apară ca linii separate, altfel previziunea arată un deficit operațional care de fapt nu există, sau invers, ascunde unul real.

Termenul de 60 de zile acceptat fără calcul

Un client mare vă propune un contract bun. Volum dublu față de ce aveți acum, preț acceptabil, o singură condiție: plata la 60 de zile de la recepție. Se semnează aproape reflex, pentru că volumul pare să compenseze orice.

Calculul care lipsește este cel al finanțării. Dacă livrați lunar marfă sau servicii de 50.000 de lei și încasați la 60 de zile, iar furnizorii dumneavoastră cer plata la 15 zile, trebuie să susțineți din resurse proprii aproximativ două luni de activitate. Adică 100.000 de lei imobilizați permanent, bani care nu se întorc niciodată cât timp relația continuă. Din marja contractului trebuie scăzut costul acestei finanțări, fie că vine din linie de credit, fie din capitalul propriu care ar fi putut lucra altundeva.

Uneori afacerea rămâne rentabilă și după acest calcul. Alteori se descoperă că un contract mare cu termen lung aduce mai puțin decât trei contracte mici cu plata la livrare. Diferența o vedeți doar dacă puneți termenul de plată în tabelul de previziune înainte să semnați, nu după.

Măsuri concrete când soldul proiectat devine negativ

Previziunea nu are valoare dacă nu declanșează acțiuni. Când tabelul arată sold negativ în săptămâna 7, aveți șase săptămâni de manevră și mai multe pârghii.

1. Facturați imediat ce livrarea este confirmată, nu la sfârșitul lunii. Fiecare zi de întârziere la emitere este o zi în plus până la încasare.
2. Cereți avans la comenzile noi, măcar o treime. Un client care refuză orice avans spune ceva despre propria lui lichiditate.
3. Telefonați pentru facturile scadente în ziua următoare scadenței, nu peste două săptămâni. Firmele care sună primele sunt plătite primele.
4. Negociați cu furnizorii mutarea unor scadențe cu două-trei săptămâni. Discuția purtată din timp reușește; cea purtată în ziua plății, nu.
5. Amânați achizițiile care nu produc încasări în următoarele trei luni.
6. Pregătiți linia de credit înainte să aveți nevoie de ea. Băncile aprobă mai ușor firmelor care nu sunt în criză.

Un flux de numerar ținut la zi pentru firma dumneavoastră transformă deciziile din reacții în alegeri. Diferența dintre a suna un client cu cinci săptămâni înainte de problemă și a-l suna în ziua în care nu aveți bani de salarii este întreaga distanță dintre o firmă administrată și una care merge din inerție.

Contabilitatea vă spune ce ați făcut. Previziunea de numerar vă spune ce puteți face.

Un tabel pe 13 săptămâni, actualizat vinerea dimineața, cu extrasul deschis alături. Nu este nevoie de software scump și nici de consultant. Este nevoie de douăzeci de minute pe săptămână și de disciplina de a nota și plățile care nu vă convin.