O firma care cere oferte pentru acelasi serviciu poate ajunge intr-o situatie dificila. Primeste mai multe documente care arata diferit, cu sume care nu seamana intre ele, si trebuie sa decida pe baza lor fara sa fi facut asta vreodata si fara sa aiba cu ce compara.
Diferentele pot fi mari chiar si pe acelasi standard. O firma care solicita informatii despre pret ISO 14001, standardul pentru managementul de mediu, de la mai multi furnizori poate primi raspunsuri care difera substantial, fara ca asta sa insemne ca vreunul dintre ele e nejustificat sau umflat.
Explicatia tine, de cele mai multe ori, de continut, nu de tarife. Ofertele acopera etape diferite, iar compararea lor pe cifra finala poate duce la alegeri care se dovedesc nepotrivite pe parcurs.
Diferentele dintre sumele primite
Primul motiv pentru care sumele difera e ce intra in ele. Una poate include pregatirea documentelor si instruirea oamenilor, alta poate acoperi doar verificarea finala, iar a treia poate fi undeva la mijloc, fara sa spuna clar unde.
Atunci cand o companie analizeaza mai multe firme certificare ISO, este util sa ceara de la fiecare aceeasi lista de etape. Altfel compara lucruri care nu sunt comparabile, chiar daca ambele documente se refera la acelasi standard si la aceeasi firma.
Al doilea motiv tine de cat a inteles fiecare din situatia firmei. Un furnizor care a pus intrebari despre activitate si despre punctele de lucru da o cifra mai aproape de realitate decat unul care a comunicat o suma fara sa cunoasca activitatea firmei.
Standardele cu cerinte proprii
La standardele care ating o zona tehnica anume, diferentele dintre oferte cresc. Pregatirea cere oameni cu experienta pe domeniul respectiv, iar acestia nu se gasesc la fel de usor ca cei care lucreaza pe partea generala de organizare.
In cazul unei solicitari privind pret ISO 27001, standardul pentru securitatea informatiei, intrebarea utila nu este doar cat costa, ci cine lucreaza efectiv la proiect si ce experienta are pe firme asemanatoare ca activitate si ca marime.
Un furnizor serios raspunde direct la aceasta intrebare si poate da exemple, fara sa dea nume de clienti. Un raspuns evaziv poate indica faptul ca o parte din munca este subcontractata.
Elementele de verificat in oferta
O oferta care se poate compara contine mai mult decat o suma. Daca lipsesc etapele, lipsesc si criteriile pe baza carora s-ar putea lua o decizie, iar alegerea se face pe impresie sau pe cine a raspuns mai repede la telefon.
Ce merita cautat in fiecare document primit, inainte de orice comparatie de pret si inainte de a-l arata cuiva din conducere, se reduce la cateva randuri:
- etapele incluse, de la evaluare pana la verificarea finala
- numarul de vizite la sediu si la punctele de lucru
- ce se asteapta de la oamenii din firma
- ce se intampla daca raman observatii
- costurile din anii urmatori, pentru mentinere
Ultimul punct lipseste adesea din oferte, desi poate schimba mult calculul. O oferta mai ieftina in primul an poate deveni mai scumpa pe intreaga perioada de valabilitate, iar asta se vede doar daca intreaba cineva direct.
Pasii unei comparatii corecte
Compararea nu se face citind documentele unul dupa altul. Asa nu se retine nimic si se ajunge la impresia generala ca unul pare mai serios, fara un motiv care sa poata fi explicat cuiva din conducere.
O metoda utila este un tabel simplu, in care ofertele stau una langa alta pe exact aceleasi randuri:
- se scriu etapele pe randuri, in aceeasi ordine
- se trece fiecare oferta pe o coloana
- se marcheaza ce lipseste la fiecare
- se cere completarea lipsurilor, in scris
- se compara abia dupa ce randurile sunt pline
Pasul patru este cel care poate schimba clasamentul. Dupa ce toate ofertele acopera aceleasi lucruri, diferenta de pret ajunge sa fie mai mica decat parea la inceput, iar uneori ordinea se poate inversa fata de prima impresie.
Negocierea si ce se poate schimba
In acest domeniu se negociaza, de regula, mai putin decat in altele, pentru ca o mare parte din cost e timp de lucru care nu se poate comprima. Exista totusi cateva lucruri care se pot aseza altfel, daca firma cere asta explicit la inceput.
Esalonarea platii pe etape e cel mai usor de obtinut si protejeaza ambele parti, mai ales la proiectele care tin cateva luni. Gruparea vizitelor intr-o singura perioada scurta reduce numarul de deplasari, iar asta se vede in oferta la firmele cu mai multe puncte de lucru.
Ce nu merita negociat e numarul de ore alocate. O oferta taiata pe acolo arata bine pe hartie si se poate traduce in munca facuta superficial, care iese la iveala la verificare, cand corectiile sunt mai dificile.
Alegerea finala si argumentele ei
Decizia se ia de obicei intre doua oferte apropiate, dupa ce prima triere a eliminat una. In momentul acela, diferenta nu mai e in cifre, ci in increderea construita in primele discutii si in felul in care a raspuns fiecare la intrebarile puse.
Criteriul care functioneaza cel mai bine e cat de clar a raspuns fiecare la intrebari. Cine a explicat lucrurile pe intelesul cuiva din afara domeniului se va purta de obicei la fel si pe parcursul proiectului.
Oricare ar fi alegerea, este util ca motivatia sa fie notata pe scurt. Peste un an, cand se discuta despre reinnoire, nimeni nu mai tine minte de ce a fost ales furnizorul respectiv si ce anume a cantarit atunci.
